Risparmiare tempo con la posta elettronica

Time Management e posta elettronica

La posta elettronica richiede molta attenzione e dispendio di tempo. E’ possibile migliorare la nostra gestione del tempo accorciando i tempi di gestione delle nostre caselle di posta.

A meno che il vostro mestiere non sia quello di addetto all’help desk, la posta elettronica è un mezzo di comunicazione ma non è il fine del vostro lavoro. Sempre più tempo viene dedicato alla posta elettronica ma non sempre ci accorgiamo quanto veramente ci costa questo lavoro.

15 minuti al giorno persi per gestire messaggi di posta elettronica si traducono alla fine dell’anno in 55 ore perse: quasi 7 giorni lavorativi.

I principali motivi di spreco di tempo con la posta elettronica

Veidamo quali sono i principali motivi che ci fanno perdere tanto tempo con la posta elettronica.

I messaggi che riceviamo non sono chiari

Spesso per capire il contenuto di una mail dobbiao leggerla più volte perchè il messggio ha una impaginazione povera che non ci permette di distinguere bene i contenuti.

Attenzione, tutto questo si ripercuoterà anche sulle mail che scriverete voi. Quante volte capita di perdere del tempo scrivendo mail che non vengono lette oppure vengono fraintese costringendovi a riscrivere chiarimenti e precisazioni!

I messaggi sono spesso inviati inutilmente

Molti messaggi assomigliano più alla trascrizione di una chat che ad un messaggio vero e proprio.

Da una semplice richiesta di chiarimento, talvolta si scatenano sequenze di messaggi contenenti poche parole, ma che messe tutte assieme si trasformano in un grande spreco di tempo

I messaggi arrivano con una grande frequenza

Molto spesso ci si trova a ricevere molte email ad un ritmo davvero impressionante.

I messaggi arrivano sulla casella di posta con una frequenza di pochi minuti l’uno dall’altro. Dedicare attenzione ad ogni singola mail che arriva ci costringe a lasciare quello che stavamo facendo per rispondere. Questo è uno dei metodi peggiori di gestire il proprio tempo con la posta elettronica.

Molti messaggi ci riguardano solo parzialmente

Molto spesso, dopo aver letto un messaggio, ci accorgiamo che il messaggio non è destinato a noi ma ci coinvolge solo marginalmente. Tanti sono i messaggi che ci vengono invati solo per nostra informazione e vanno a sommarsi alle centinaia, migliaia di informazioni che ci bombardano in ogni momento.

Troppa informazione genera poca attenzione, poca attenzione trasforma le informazioni in rumore di fondo

La posta non viene sempre letta con la giusta attenzione

Spesso si legge la posta frettolosamente rispondendo in modo impreciso o con toni poco adatti a chi riceve la posta. Molti leggono e rispondono alla posta attraverso sistemi di messaggistica (blackberry, iPhone, smartphone, ecc.) in momenti in cui sono poco attenti a quello che leggono con il rischio di perdere tempo e farne perdere agli altri.

risparmiare tempo nella gestione delle mail

CONSIGLI PER RISPARMIARE TEMPO CON LA POSTA ELETTRONICA

Per la nostra gestione del tempo, la posta elettronica deve essere il più possibile concentrata in pochi ma produttivi momenti di lavoro.

Bisogna essere molto concentrati e ridurre al minimo i tempi inutili passati a leggere, gestire e rispondere ai messaggi di posta.

Scrivete email leggibili

E’ fondamentale superare il primo secondo di attenzione. Spesso se il messaggio è poco chiaro le persone che lo ricevono non gli daranno il giusto rilievo rischiando di leggerlo con poca attenzione.

Bisogna scrivere in modo leggibile.

In una mail leggibile:

  • Le frasi sono corte, cortissime
  • Le prime righe devono spiegare già tutto (argomenti importanti e conclusioni per prime)
  • Usare spazi, grassetto, elenchi puntati e tutto quello che permette di distinguere meglio il testo
  • Testo corto. Il testo dovrebbe essere visibile per intero con un solo colpo d’occhio senza scorrere il testo in verticale

Sfruttate l’oggetto

Spesso si trovano mail con l’oggetto vuoto. Questo non è bene per la gestione del tempo, si perde molto tempo a capire di cosa si stia parlando.

L’oggetto è il titolo della nostra mail, deve chiarire bene di cosa parleremo, deve attirare l’attenzione per evitare che passi inosservata o che venga letta in fretta.

Altro errore comune è quello di lasciare nella mail un oggetto che non ha niente a che vedere con il contenuto.

Spesso questo succede quando si risponde ad una mail (che quindi mantiene l’oggetto precedente) e si coglie l’occasione per introdurre qualcosa di nuovo.

Una mail del genere è pericolosissima! Non mancate di rimproverare chi vi manda mail del genere, sono persone che vi faranno perdere tantissimo tempo.

Se in risposta ad una mail si introduce un nuovo argomento si deve correggere l’oggetto.

Se la mail fa riferimento ad un cliente è sempre bene riportare nell’oggetto il nome del cliente in modo tale da poter velocemente rintracciare tutte le mail di quel cliente in futuro.

Uso dei destinatari

Le mail inviate a tutti faranno perdere lo stesso tempo a tutti.

Gestiamo bene i destinatari:

  • meglio decidere alla fine quali saranno evitando anche invii accidentali
  • i destinatari della mail “A: ” sono quelli da cui ci aspettiamo che facciano qualcosa.
  • tutti quelli che vorremmo tenere informati veramente (in pratica, quelli a cui dovremmo telefonare per dire cosa abbiamo appena scritto) li possiamo mettere per conoscenza “CC: “
  • tutti gli altri destinatari inutili (soprattutto quelli che informiamo perchè sono ad un elevato livello gerarchico) sarebbe meglio evitarli.
  • se ci sono destinatari da tenere informati che non fanno parte delle conoscenze dirette dei destinatari è bene metterli per conoscenza nascosta “CCN: “. Il CCN viene spesso associato ad intenzioni poco chiare invece deve essere usato per migliorare la gestione del tempo nostra e di chi leggerà e che non deve essere distratto da persone che non conosce.

Ricezione della posta

Il modo con cui riceviamo e leggiamo la posta è quello che ci farà veramente risparmiare del tempo.

Come accennavo prima, molti utilizzano sistemi di lettura della posta istantanea (SMARTPHONE, iPHONE, BLACKBERRY, ecc.), per migliorare la loro efficienza nel rispondere alla posta.

Attenzione! Con questo sistema si diventa più efficienti NON si diventa affatto più efficaci. L’utilizzo di questi sistemi ha trasformato la posta elettronica ad una specie di messaggistica istantanea, portano ad una lettura poco attenta della posta con il rischio di non comprendere i contenuti, rispondere in modo poco adeguato, in pratica si produce solo rumore di fondo per sè stessi e per gli altri.

Io sconsiglio vivamente l’utilizzo di questi strumenti per la posta elettronica (e ve lo dice uno dei primi che ha sperimentato la posta da smartphone più di 6 anni fa).

In generale è meglio concentrare la lettura della posta a pochi momenti molto produttivi nel corso della giornata.

Vediamolo per punti:

  • Disabilitate sistemi di notifica istantanea e sistemi continui di ricezione (blackberry e simili)
  • Dedicare dai 2 ai 4 momenti al giorno per la lettura della posta
  • In questi momenti, massima concentrazione sul contenuto che viene letto.
  • Usate sistemi di classificazione automatica: è possibile dirottare mail provenienti da certi mittenti in cartelle. Evitate la classificazione manuale. Io ho settato la formattazione automatica dei messaggi e trasformo in grigio chiaro tutti i messaggi dove sono solo per conoscenza.
  • Darsi un tempo limite (max 15-20 minuti, meno tempo si impiega e meglio è)
  • suddividete i messaggi tra:
    • messaggi da rispondere subito (se richiedono meno di 1 minuto)
    • messaggi da ignorare, archiviare, cancellare, newsletter. Tutti questi messaggi devono poter essere ignorati senza fatica. ogni minuto dedicato a questi messaggi è un minuto che ci allontana dai nostri obiettivi importanti!
    • messaggi da inoltrare (inoltrarli subito)
    • messaggi che richiedono attenzione perchè generano lavoro importante – questi messaggi vanno evidenziati e messi nella lista delle cose da fare

Rispondere alla posta

Anche questo è un punto importante per la gestione del tempo.

Vediamo quali sono i punti più importanti:

  • Rispondete solo quando ciò che scrivete genera lavoro aggiunto per voi o per chi vi legge. In generale ciò che crea valore aggiunto è ciò che attiva il lavoro di altri
  • Commentate solo se siete tra i destinatari diretti. Se siete per conoscenza dovete eventualmente inviare chiarimenti o risposte solo al mittente
  • Se un messaggio genera un grappolo di mail (thread) è bene fare dei riepiloghi periodici e chiedetevi se non sia più produttiva una riunione (anche virtuale) in modo da chiudere la questione in breve tempo
  • Risposte di getto: attenzione a non creare conflitti a distanza. Salvate il messaggio e rileggetelo a mente fredda
  • Rispondere ai punti direttamente nella mail del mittente che sarà facilitato nel leggere le risposte
  • Attenti ai pacchetti software che mettono i vostri commenti alla fine del messaggio, sono molto fastidiosi

Seguendo tutti questi consigli è facile risparmiare molti minuti al giorno nel lavoro di lettura della posta. Pochi minuti al giorno significano molte ore all’anno di tempo da dedicare alle cose importanti. In questo modo si può fare time management senza perdere informazioni o perdere qualità nel lavoro che si fa.

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